Wat willen we bereiken?

Het doel van het overzicht Overhead is om de overhead bij gemeenten beter inzichtelijk te maken. Daarnaast ontstaat beter inzicht in de directe kosten die de gemeente maakt voor het leveren van haar producten en het halen van haar doelstellingen binnen de beleidsprogramma's. Ook kan door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking met andere gemeenten worden gemaakt. Het overzicht van het totale apparaat en de kosten van het primaire proces zijn toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Hiermee wordt de raad inzicht geboden in de omvang en aard van de totale apparaatskosten van de gemeente Maassluis.

De beoogde effecten zijn 1) een transparant inzicht in de omvang en samenstelling van de overhead en
2) een efficiënte en effectieve ondersteuning van het primair proces. De overheadfunctie is dienstbaar aan de gemeente als geheel. Het is ondenkbaar dat de gemeente zijn taken kan uitvoeren zonder overhead. Tegelijkertijd is het zaak ook de efficiency van de overheadfunctie voortdurend te monitoren en indien nodig aan te passen.

Het begrip overhead
Voor de definitie van Overhead wordt aangesloten bij het BBV. Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Overhead bestaat uit:

• Leidinggevenden primair proces (projectleiding valt hierbuiten)
• Financiën, toezicht en controle gericht op de (eigen) gemeentelijke organisatie
• Personeel en organisatie
• Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement)
• Communicatie (interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie)
• Juridische zaken (uitgezonderd bezwaar en beroep en primaire taken als vergunningverlening)
• Informatievoorziening en automatisering (ICT)
• Facilitaire zaken en huisvesting (inclusief beveiliging)
• Documentaire informatievoorziening (DIV)
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning
• Managementondersteuning primair proces

Berekening kosten overhead
Het uurtarief van de overhead wordt berekend door het totaal van de lasten van de overhead te delen door het totaal aantal productieve uren. De lasten van de overhead worden gecorrigeerd voor de doorbelaste overhead Stroomopwaarts. Deze correctie is noodzakelijk om te voorkomen dat de investeringen, grondexploitaties en kostendekkende heffingen worden belast met oneigenlijke overheadkosten.

De brutolasten van overhead bedragen ruim € 11,4 miljoen, waarvan ongeveer twee derde deel bestaat uit personele lasten. Een derde deel betreft materiële kosten, zoals onderhoud, huisvesting, schoonmaak en beveiliging. De lasten van overhead van Stroomopwaarts (als gevolg van de hosting) worden uit de bovenstaande berekening van de bruto-overheadlasten gehaald, omdat dit een levering van een dienst aan een derde betreft. De totale productieve uren van de organisatie, voor zowel het primaire als het de ondersteuning (overhead) worden geraamd op 296.589 uur.

De toegerekende kosten van overhead aan de investeringen en de grondexploitaties worden, conform het BBV, als 'negatieve last' op het taakveld overhead tot uitdrukking gebracht. De toegerekende overhead aan investeringen en grondexploitaties bedraagt € 0,5 miljoen, waardoor de netto kosten van de overhead ca. € 10,9 miljoen bedragen.

Toerekening overhead aan heffingen en tarieven
Het aandeel overhead in de heffingen en tarieven wordt extra comptabel berekend. Conform de uitgangspunten van het BBV is een bedrag per uur gehanteerd als algemeen geldende verdeelsleutel voor overhead. In de paragraaf lokale heffingen wordt de overhead meegenomen bij de berekening van de kostendekkendheid van de tarieven.
De kosten van personeel en goederen en diensten in het primaire proces worden rechtstreeks doorberekend aan de betreffende activiteiten en programma’s.

Verbonden partijen

Aan het realiseren van dit speerpunt wordt door onderstaande verbonden partijen een bijdrage geleverd.

Gemeenschappelijk bezit Evides
De deelneming is voortgekomen uit het Drinkwaterleidingbedrijf Rotterdam (1874). Evides wint, zuivert en levert veilig en schoon drink- en industriewater aan 2,5 miljoen consumenten en bedrijven in Zuid-Holland Zuid, Zeeland en op de Brabantse Wal. Daarnaast pleegt Evides inzet - indien mogelijk - op het hergebruiken van afvalwater. Maassluis neemt deel aan deze vennootschap en ontvangt hiervoor dividend. De ontwikkelingen rondom de wettelijk toegestane gemiddelde vermogenskosten worden gevolgd. Vooralsnog geven deze ontwikkelingen geen aanleiding om de dividendverwachting bij te stellen.

Bank Nederlandse gemeenten (BNG)
De BNG is opgericht (1914) om de kredietwaardigheid van gemeenten te versterken. De BNG kan gezien worden als een inkoopcombinatie van geld namens de gemeenten. Maassluis neemt deel aan deze vennootschap en ontvangt hiervoor dividend.

Dataland
De organisatie DataLand is in 2001 opgericht. Dit gemeentelijke samenwerkingsverband ondersteunt de gemeenten op het gebied van geo-, WOZ-, en vastgoedinformatie, oftewel objectinformatie. In het bestuur van Dataland zijn gemeenten en de VNG vertegenwoordigd.